در جهانی که ماشین‌ها و ربات‌های هوش مصنوعی نقش زیادی در زندگی ایفا می‌کنند، خودکارسازی وظایف ساده و تکراری کمک زیادی به صرفه‌جویی زمان می‌کند. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا حجم زیادی از کارهای روزمره و تکراری را بدون دخالت انسانی انجام داد. این نوع اتوماسیون از نرم‌افزار مبتنی بر قوانین برای انجام فعالیت‌های روتین و با حجم بالا استفاده می‌کند. برای آگاهی از این که اتوماسیون فرآیند رباتیک چیست؟ چگونه عمل می‌کند؟ مزایا، چالش‌ها و کاربردهای آن در صنعت چیست؟ تا پایان مقاله ما را همراهی کنید.
اتوماسیون فرآیند رباتیک چیست؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک یا همان Robotic Process Automation (RPA) نرم‌افزاری است که اقدامات مبتنی بر قوانین را که روی کامپیوتر انجام می‌شود، خودکار می‌کند. به عنوان مثال وظایفی مانند استخراج داده‌ها، انتقال فایل‌ها، تکمیل فرم‌ها و… از طریق این تکنولوژی و بدون نیاز به نیروی انسانی قابل انجام است. در ادامه تعاریف دیگری از RPA را برای درک بهتر شما از این فناوری بیان می‌کنیم.
- RPA چیزی جز دستوردادن به ماشین برای اجرای کارهای دستی روزمره و تکراری نیست.
- نقش اتوماسیون فرآیند رباتیک، خودکارسازی وظایف تکراری است که قبلا توسط انسان انجام می‌شد. این نرم‌افزار برای انجام کارهای روتین در سیستم‌ها، برنامه‌ریزی و آموزش داده می‌شود.
- یک شکل پیشرفته از اتوماسیون فرآیند کسب‌وکار است. این فناوری قادر به ثبت وظایف انجام شده توسط انسان بر روی یک کامپیوتر و انجام همان کارها بدون دخالت انسانی است. درحقیقت مانند یک ربات کپی کننده مجازی عمل می‌کند.
- فرآیندی است که در آن یک ربات از ترکیبی از اتوماسیون، بینایی کامپیوتر و یادگیری ماشین برای خودکارسازی کارها استفاده می‌کند. این کارها شامل وظایف تکراری، مبتنی بر قوانین و حجم زیاد هستند.
- RPA نوعی اتوماسیون فرآیندهای تجاری است که ربات‌های نرم‌افزاری را قادر می‌سازد تا از بیشتر تعاملات انسان و رایانه تقلید کند. در نهایت حجم بالایی از کارها را بدون خطا و با سرعت بالا انجام می‌دهد.
کریس هاف مدیر ارشد استراتژی در کوفاکس می‌گوید که اتوماسیون فرآیند رباتیک، یک ربات فیزیکی یا مکانیکی نیست؛ بلکه ربات‌های نرم‌افزاری هستند که بر روی یک ماشین فیزیکی یا مجازی کار می‌کنند.
عملکرد RPA چگونه است؟
ربات‌های نرم‌افزاری داده‌ها را جمع‌آوری، دریافت و پردازش می‌کنند و در نهایت پاسخ مناسب را از طریق چند سیستم عمل‌کننده ارائه می‌دهند. اتوماسیون فرآیند رباتیک همچنین قادر است تا به اطلاعات در سیستم‌های قدیمی دسترسی پیدا کند و آن‌ها را با سایر برنامه‌ها، ادغام و یکپارچه کند.
در واقع RPA مانند یک نرم‌افزار روی سیستم‌هایی مانند لپتاپ، دسکتاپ و… نصب می‌شود. سپس یکی از اعضای شرکت از ابتدا تا انتهای انجام یک فرآیند مشخص را روی آن سیستم انجام‌می‌دهد و همزمان این مراحل را ضبط می‌کند. سپس RPA بااستفاده از این فایل ضبط شده و سایر دستورات و قوانین از پیش تعیین‌شده، عملکرد انسان برای انجام این فرآیند را شبیه‌سازی می‌کند. در نهایت هم بدون دخالت انسانی، تمامی مراحل لازم برای انجام یک فعالیت را مطابق با آموزش‌های قبلی و مراجعه به بخش‌های مختلف، انجام می‌دهد.
مزایای استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک چیست؟
به طور کلی ربات‌ها در مقایسه با انسان‌ها قادر به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر و با دقت بالاتر هستند. مزایای استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک بسیار زیاد است که در ادامه به چندین یک از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
صرفه جویی در زمان و هزینه ها
هنگامی که از RPA برای انجام امور تکراری و وقت‌گیر استفاده می‌کنید، کارمندان شرکت زمان بیشتری را برای انجام امور مهم و با اولویت بیشتر دارند. همچنین با خودکارسازی برخی از فرآیندها می‌توان تعداد پرسنل را کاهش داد و یا از آن‌ها برای فعالیت‌هایی که نیاز به هوش انسانی دارند، استفاده‌کرد. درنتیجه سبب صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.
کاهش خطاهای انسانی
دلایل زیادی از جمله خستگی، حجم کاری زیاد، مشغله‌های زندگی، بی‌‌دقتی، نابلدی و… ممکن است سبب خطا در انجام امور شود. با این حال در ربات‌ها خبری از اشتباهات محاسباتی و انسانی نیست. بنابراین پیاده‌سازی اتوماسیون فرآیند رباتیک در کسب‌وکارها توانایی لازم برای انجام حجم انبوهی از کارها با دقت بالا را فراهم می‌کند.
تسریع در انجام امور
از آن‌جایی که ربات‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری نیاز به استراحت و وقفه بین انجام امور ندارند، سرعت کارها تا حد زیادی بالا می‌رود. اهمیت این موضوع به خصوص در برخی از فعالیت‌ها مانند پاسخگویی سریع به مشتریان در بخش بانکداری جهت استعلام موجودی، افتتاح حساب و… مشخص می‌شود.
افزایش بهره وری و روحیه کارکنان
زمانی که فعالیت‌های کسل‌کننده، تکراری و زمان‌بر از روی دوش کارکنان برداشته شود، بهره‌وری و کارآیی آن‌ها بیشتر می‌شود. تعداد زیادی از کارهای روزمره در عین ساده بودن، بسیار وقت‌گیر و خسته‌کننده هستند. بنابراین با سپردن این امور به ربات‌های نرم‌افزاری، روحیه کارمندان و تمرکز آن‌ها بر روی فعالیت‌های مهم‌تر بیشتر می‌شود.
افزایش اطمینان از صحت انجام امور
در اتوماسیون فرآیند رباتیک، دخالت انسانی وجود ندارد و همه چیز طبق یک الگوریتم و نظم خاص پیش می‌رود؛ بنابراین امکان دستکاری اطلاعات، تحریف در داده‌ها، قضاوت و تصمیم‌گیری‌های تعصبانه انسانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد. در نهایت هم تمام فعالیت‌ها، مطابق با مقررات و استانداردهای لازم انجام می‌شود.
بهبود رضایت مشتری وافزایش درآمد
درحالی که چت بات ها و سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند شبانه‌روز به مشتریان پاسخ دهند و یا فرآیند تولید و توزیع محصولات را تسریع ببخشند، نرخ رضایت مشتریان را نیز افزایش می‌دهند. بهبود تجربه مشتریان نیز ارتباط مستقیمی با افزایش وفاداری و درآمدزایی آن‌ها برای کسب‌وکار دارد.
کاربرد RPA در صنایع مختلف چیست؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک، کاربردهای متنوعی در صنایع مختلف دارد. برخی از این صنایع که از فناوری RPA برای ساده‌کردن و بهبود عملیات تجاری خود استفاده می‌کنند به شرح زیر است.
خدمات مالی و بانکی
امروزه بسیاری از بانک‌های بزرگ، شرکت‌های حسابداری و مالی از RPA جهت خودکارسازی برخی وظایف خود استفاده می‌کنند. این امور شامل صدور رسید و فاکتور، افتتاح یا مسدودیت حساب، اعلام موجودی، گزارش معاملات و… هستند. این فرآیندها مستلزم انبوهی از وظایف خسته‌کننده و مبتنی بر قوانین هستند که با RPA ساده می‌شوند.
خدمات بیمه
شرکت‌های بیمه مملو از فرآیندهای تکراری هستند که انجام آن‌ها زمان‌بر است. به عنوان مثال می‌توان از RPA برای پردازش ادعاها، انطباق اطلاعات مشتریان با قوانین، مدیریت خط مشی و… استفاده کرد.
خرده فروشی و تجارت الکترونیک
ظهور تجارت الکترونیک، اتوماسیون فرآیند رباتیک را به جزء جدایی‌ناپذیر صنعت خرده فروشی مدرن تبدیل کرده است. RPA بسیاری از امور مربوط به پشتیبانی، مدیریت ارتباط با مشتری، پردازش بازخورد خریدار، مدیریت انبار و سفارشات و… را خودکار می‌کند.
مراقبت های بهداشتی
دقت و انطباق در صنعت درمان و مراقبت‌های بهداشتی بسیار حائز اهمیت است. تعداد زیادی از بیمارستان‌های جهان از RPA برای بهینه‌سازی مدیریت اطلاعات، نسخه‌نویسی، پردازش ادعای بیمه، چرخه‌های پرداخت و… استفاده می‌کنند.
تفاوت اتوماسیون فرآیند رباتیک با هوش مصنوعی چیست؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک اغلب با هوش مصنوعی (AI) اشتباه گرفته می‌شود اما این دو کاملا متفاوت هستند. هوش مصنوعی ترکیبی از اتوماسیون شناختی، یادگیری ماشین (ML)، پردازش زبان طبیعی (NL)، استدلال و تجزیه‌وتحلیل است. درحالی که RPA تنها برای تکرار وظایف مبتنی بر قوانین خاص توسط انسان طراحی شده است.
درواقع RPA فقط می‌تواند فرآیندهای از پیش تعریف‌شده توسط سازنده را ایجاد کند. اما ربات‌های AI از علوم مختلف مانند ML برای تشخیص الگو در داده‌ها و یادگیری در طول زمان استفاده می‌کنند. به‌عبارت دیگر هوش مصنوعی برای شبیه‌سازی هوش انسانی پدید آمده درصورتی که RPA صرفا جهت تکرار اعمال مخصوص و برنامه‌ریزی شده توسط انسان به‌وجود آمده‌است.
پس به طور کلی می‌توان گفت که اتوماسیون فرآیند رباتیک و هوش مصنوعی به خوبی یکدیگر را تکمیل می‌کنند. ادغام این دو فناوری کمک می‌کند تا بتوان وظایف پیچیده‌تری را اتوماسیون کرد.
چالش های استفاده از RPA چیست؟
هر تکنولوژی علاوه بر مزایا و ویژگی‌های مثبتی که دارد، چالش‌هایی را نیز به همراه خود خواهد داشت. در ادامه برخی از مهم‌ترین چالش‌ها هنگام بکارگیری RPA در شرکت‌ها و سازمان‌ها را بیان می‌کنیم.
امنیت
از آن‌جایی که ربات‌های نرم‌افزاری به اطلاعات بسیار مهم و حساسی دسترسی دارند، مقابله با تهدیدات دیجیتالی و امنیت سایبری باید به‌طور کامل رعایت شود. محافظت از داده‌ها در مقابل تهدیدات امنیتی و ایجاد اعتماد در عصر دیجیتال همواره یکی از چالش‌های مهم سازمان‌ها است. بنابراین باید اقدامات لازم جهت حفاظت از ربات‌های RPA در برابر هک، نقض داده‌ها و سایر حملات سایبری را انجام داد.
تطبیق با فرهنگ سازمانی
درحالی که RPA سبب تغییراتی در نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های کارمندان می‌شود، باید فرهنگ یادگیری و پذیرش تکنولوژی جدید در کارکنان ایجاد شود. اگر بدون مشورت و آمادگی قبلی پرسنل، یک فناوری جدید را داخل چرخه‌ی کاری خود بیاورید، قطعا اثرات نامطلوب آن را خواهید دید. بنابراین ایجاد یک فرهنگ سازمانی غنی و محیا کردن شرایط و آموزش‌های لازم برای تطبیق کارمندان با محیط جدید، ضروری است.
محدودیت های پیاده سازی
برای استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک در کسب‌وکار، ۳ شرط لازم است:
۱- فرآیند باید در فواصل زمانی منظم و تعیین شده‌ای تکرار شود.
۲- فرآیند باید ورودی‌ها و خروجی‌های مشخصی داشته باشد.
۳- وظایف باید دارای حجم کافی و نسبتا بالایی باشند.
علاوه بر این موارد، پیاده‌سازی و اجرای تکنولوژی RPA نیازمند نیروی متخصص و هزینه‌ی نسبتا زیادی است.
امکان تعدیل نیروی کار
هنگامی که تعداد زیادی از امور شرکت و یا سازمان توسط ربات‌های نرم‌افزاری انجام شود، احتمالا شرایط لازم برای تعدیل نیروی انسانی نیز محیا می‌شود. بنابراین پیاده‌سازی RPA در اکثر سازمان‌ها سبب ایجاد ترس و نگرانی در کارمندان می‌شود. این اضطراب و نگرانی هم سبب کاهش روحیه و کارآیی کارکنان می‌شود. بنابراین برای مقابله با این مشکل باید اطمینان کافی را جهت تضمین موقعیت شغلی به پرسنل خود بدهید.
