فرآیند استخدام امری زمان‌بر، پرزحمت و نیازمند دقت فراوان است اما فناوری هوش مصنوعی با خودکارسازی بسیاری از امور در این زمینه کمک زیادی می‌کند. کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام نیروی جدید به مدیران این امکان را می‌دهد که ردیابی متقاضیان، ارزیابی نامزدها، ارتباطات خودکار و… را به راحتی انجام‌دهند. درواقع این تکنولوژی رایانه‌ها و فناوری AI را برای انجام تعداد زیادی از وظایف ضروری به کار می‌گیرد.
در این مقاله ۱۰ کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام که به دپارتمان‌های منابع انسانی برای بکارگیری کارکنان جدید کمک می‌کنند را معرفی و بررسی می‌کنیم.
اتوماسیون استخدام چیست؟
اتوماسیون استخدام به عبارت ساده شامل فناوری‌های مرتبط برای خودکارسازی فرآیند جذب اعضای جدید است. نرم‌افزارهای اتوماسیون می‌توانند بسیاری از امور مربوط به استخدام را که کارفرمایان و پرسنل منابع انسانی باید به‌طور سنتی بر آن‌ها نظارت کنند را تکمیل‌کنند. این نرم‌افزارها با استفاده از هوش مصنوعی (AI) اجرا می‌شوند. برنامه‌های هوش مصنوعی از الگوریتم‌های ریاضی برای تصمیم‌گیری استفاده کرده و تصمیمات انسانی و کارهای دستی و تکراری را تقلید می‌کنند.
برای مثال کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام شامل ارسال آگهی‌های شغلی، اسکن برنامه‌های روزانه، برنامه‌ریزی برای تعیین قرار ملاقات، مدیریت تماس‌های ورودی و… می‌شود.
پیشنهاد ما به شما: اتوماسیون فرآیند رباتیک چیست و چگونه عمل می‌کند؟
۱۲ کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام چیست؟
حال که مفهوم خودکارسازی فرآیند جذب نیرو را درک کردید، زمان آن رسیده تا ۱۲ کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام را بیان کنیم.
تبلیغات خودکار
کارفرمایان می‌توانند از نرم‌افزارهای اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی برای تبلیغ نقش‌های موردنیاز استفاده کنند. بااستفاده از استخدام خودکار، بخش‌های منابع انسانی آگهی‌های جذب نیرو را در کانال‌های مختلف از جمله رسانه‌های اجتماعی، تابلوهای شغلی،سایت مشاغل خود سازمان و… ارسال‌می‌کنند. نرم‌افزارهای اتوماسیون به جای صرف ساعت‌ها وقت برای ارسال آگهی‌های شغلی در بسترهای مختلف، به‌طور خودکار آن‌ها را در مکان‌های مناسب می‌فرستند و مدیریت می‌کنند.
این ابزارها همچنین قادر به شناسایی اتوماتیک مخاطبان هدف پست‌های شغلی هستند. به این‌ترتیب می‌توان گفت که ابزارهای اتوماسیون استخدام می‌توانند به‌سرعت فرآیند تبلیغات را ساده و درعین‌حال بازده سرمایه‌گذاری هر بودجه تبلیغاتی را به‌حداکثر برسانند.
غربالگری اولیه داوطلبان
نرم‌افزارهای غربالگری رزومه مبتنی بر AI و به ویژه چت‌بات‌های هوش مصنوعی، فرآیند بررسی انبوه اطلاعات و داده‌های مربوط به داوطلبان را ساده می‌کنند. این فناوری‌ها از الگوریتم‌های یادگیری ماشینی (ML) استفاده می‌کنند تا از متقاضیان درباره‌ی سابقه کاری، مهارت‌ها، تایم آزاد و… بپرسند. سپس می‌توانند به داوطلبان، پاسخ‌های فوری بدهند و جواب آن‌ها را جمع‌آوری و ذخیره کنند تا توسط استخدام‌کنندگان در زمان مناسب بررسی شوند.
این رویکرد نه‌تنها استعدادهای برتر را با دقت بالا شناسایی می‌کند بلکه از آن‌جایی که ربات‌های چت AI به‌طور شبانه‌روزی کار می‌کنند،سرعت روند استخدام و تجربه کاربری داوطلبان را بهبود می‌بخشد.
مدیریت تماس های ورودی
حدود ۷۳ درصد از جویندگان کار، جستجوی شغل را امری استرس‌زا می‌دانند که آماری عجیب اما واقعی است. بنابراین شما می‌توانید بااستفاده از کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام مانند مدیریت تماس‌های ورودی، این چالش را به یک فرصت عالی برای کسب‌وکار خود تبدیل‌کنید. یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی (IVR) به متقاضیان این امکان را می‌دهد که بدون تماس با اپراتورهای انسانی به برخی اطلاعات دسترسی پیدا کنند. درواقع این سیستم صوتی از پیش ضبط شده، پاسخ بسیاری از سوالات رایج کاربران را می‌دهد. همچنین می‌تواند تماس‌گیرندگان را از طریق شماره‌گیری گزینه‌های منو در صفحه کلید، به بخش موردنظر وصل کند.
این تکنولوژی به داوطلبان کمک می‌کند تا به راحتی به فرد مناسب در تیم شما دسترسی پیدا کنند. همینطور با شخصی‌سازی و خودکارسازی جنبه‌های مختلف ارتباط با متقاضیان شغل، از صف‌های طولانی تماس و استرس ناشی از صحبت با اپراتور می‌کاهد. بهبود تجربه کاربری، افزایش سرعت پاسخگویی و صرفه‌جویی در زمان کارمندان بخش جوابدهی نیز از دیگر مزایای تلفن‌های گویا است.
امکان تجزیه و تحلیل داده ها
ابزارهای قدرتمندی برای تجزیه‌وتحلیل مبتنی بر داده در بخش استخدام وجود دارد. محاسبات ابری و قابلیت‌های پیشرفته آنالیز دیتا به راحتی می‌توانند با سیستم‌های ردیابی و ابزارهای منابع انسانی ادغام شوند. سیستم ردیابی کارجویان (ATS) قادر به ذخیره‌ی مقادیر زیادی از اطلاعات متقاضیان، درخواست‌های شغلی و معیارهای استخدام است. همچنین هوش مصنوعی و نرم‌افزارهای یادگیری ماشینی می‌توانند داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل، نیازهای استخدام را پیش‌بینی و عملکرد نامزدها یا میزان تناسب شغلی را بررسی کنند.
این تجهیزات همینطور قادر به تجسم داده‌ها و تبدیل آن‌ها به نمودارهای قابل درک هستند. درنهایت هم بینش‌هایی را در مورد روند استخدام و عملکرد کارفرمایان و متقاضیان ارائه می‌دهند.
ارزیابی نامزدها
تجهیزات مبتنی بر AI در فرآیند استخدام می‌تواند ارزیابی داوطلبان را سرعت بخشد، سوگیری را کاهش دهد و تصمیم‌گیری را بهبود بخشد. پلتفرم‌های تست خودکار می‌توانند متقاضیان را براساس مهارت‌های فنی، استعداد، ویژگی‌های شخصیتی و… سنجش‌کنند و زمان موردنیاز برای ارزیابی‌های دستی را تاحد زیادی کاهش دهند. ارزیابی خودکار نامزدها، مهم‌تر از همه یکپارچگی را در بین تمامی داوطلبان تضمین می‌کند و درنتیجه احتمال نظرات و تصمیم‌گیری‌های مغرضانه را از بین می‌برد.
ایجاد و اجرای گردش کار تایید
یک کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام برای ایجاد و اجرای گردش‌های کاری تایید استاندارد است. اگرچه جایگزین نقش تصمیم‌گیرندگان انسانی و قضاوت برای انتخاب بهترین کاندیدای شغلی نمی‌شود امایک بینش کلی و مفید از میزان توانایی داوطلبان به کارفرمایان می‌دهد.
اطلاع‌رسانی خودکار از پیشرفت فرآیند استخدام به ذی‌نفعان، برقراری ارتباط با اعضای داخلی تیم درگیر در روند جذب نیرو و… ازجمله کاربرد این ابزارها است.
قابلیت برقراری ارتباط خودکار
در دنیای پرسرعت امروزی، کاندیداها و کارفرماها انتظار دارند تا با لمس یک دکمه بتوانند باهم صحبت کنند، پیام بگذارند و هماهنگی‌های لازم برای تماس مجدد را انجام دهند. اگر امکان دسترسی و تماس با شما راحت و سریع باشد، روند جذب کارمند جدید تسریع و بهبود می‌یابد.
ارتباطات خودکار و استفاده از فناوری‌های اتوماسیون تضمین می‌کند که CX (تجربه مشتری) شما از دیگر رقبا متمایز و بهتر خواهد بود. راه‌حل‌های نوآورانه مخابراتی، گوشی‌های هوشمند همراه، چت بات های هوش مصنوعی، تلفن‌های گویا و… به معنای اتصال به افراد در همه‌ی زمان‌ها است.
ارزیابی های قبل از استخدام
ارزیابی‌های قبل از استخدام، شکل دقیق‌تری از غربالگری نامزدها است. در این مرحله شایستگی متقاضیان برای یک نقش با درنظر گرفتن مهارت‌ها، تناسب فرهنگی و تجربه‌ی آن‌ها بررسی می‌شود. داوطلبانی که ارزیابی اولیه را با موفقیت پشت سر می‌گذارند، ممکن است تحت ارزیابی‌های دیگری نظیر تست‌های شناختی، پرسشنامه شخصیتی، آزمون‌های قضاوت موقعیتی و… قراربگیرند.
درنهایت ابزارهای اتوماسیون استخدام، متقاضیان را بر اساس عملکرد آن‌ها ارزیابی، رتبه‌بندی و به طور خودکار، بهترین نامزدها را برای نقش موردنظر شناسایی می‌کند.
امکان برنامه ریزی و زمان بندی مصاحبه ها
کارکنان منابع انسانی زمان زیادی را صرف زمان‌بندی و برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها می‌کنند تا از عدم تداخل زمانی مصاحبه‌ی متقاضیان باهم اطمینان حاصل کنند. همچنین هماهنگی تایم آزاد مصاحبه‌کننده با زمان مناسب برای افراد جویای کار نیز کمی سخت است. بنابراین از نرم‌افزارهای اتوماسیون برای بررسی برنامه روزانه‌ی تمامی افراد درگیر در مصاحبه استفاده می‌شود. آن‌ها با دقت و سرعت فراوان، مناسب‌ترین جایگاه را برای ترتیب مصاحبه، زمان‌بندی و تماس با نامزدها تعیین می‌کنند. فناوری اتوماسیون سبب صرفه‌جویی در زمان، کاهش احتمال رزرو مضاعف و بهبود تجربه‌ی مصاحبه هم برای داوطلبان و هم کارفرماها می‌شود.
قابلیت بررسی پیشینه و سابقه متقاضیان
با استفاده از کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام می‌توان داوطلبان واجد شرایط و دارای عدم سوابق کیفری را شناسایی و انتخاب کرد. بررسی خودکار پیشینه، شامل تحقیقات خودکاری است که در آن برنامه نرم‌افزاری شما، وب و فضای اینترنت را برای سابقه مربوط به نامزدها اسکن می‌کند.
امکان رتبه بندی نامزدها
نرم‌افزارهای خودکارسازی فرآیند جذب نیرو می‌توانند متقاضیان را بر اساس استعداد، مهارت، تناسب با نقش موردنظر و… رتبه‌بندی کنند. این کار نه تنها در طول فرآیند استخدام بلکه پس از آن نیز کاربردی خواهد بود. اگر چندین نامزد واجد شرایط برای آگهی شغلی خود دارید و فقط یک نفر باید استخدام شود، نرم‌افزارهای استخدام در این مورد به شما کمک می‌کنند؛ به این‌صورت که آن‌ها یک مجموعه از داوطلبان واجدشرایط و بااستعداد را ذخیره می‌کنند تا درصورت وجود نقش‌های مناسب در آینده با آن‌ها تماس بگیرید. این امر، روند استخدام استعدادهای برتر را برای هر بار جذب نیروی جدید با نقش مشابه، تسریع می‌بخشد.
برنامه ریزی، تولید و انتشار آگهی های استخدامی در شبکه های اجتماعی
ابزارهای اتوماسیون استخدام توانایی برنامه‌ریزی، تولید و انتشار پست و تبلیغات را در انواع مختلف رسانه‌های اجتماعی دارند. همچنین آن‌ها می‌توانند از طریق شبکه‌های اجتماعی با افراد جویای کار ارتباط برقرار کنند و کاندیداهای مناسب را به کارفرما معرفی کنند.
برخی از نرم‌افزارهای استخدام خودکار می‌توانند محتوا را در فواصل زمانی مشخص منتشر کنند. این کار به شما اطمینان می‌دهد که محتوا و تبلیغاتتان هر بار به دست مخاطبان هدف می‌رسد.
مزایای بکارگیری فناوری هوش مصنوعی در فرآیند استخدام نیروی جدید چیست؟
استفاده از برنامه‌های مبتنی بر هوش مصنوعی جهت جذب کارمندان دارای مزایای بسیاری هم برای کارفرمایان و هم برای متقاضیان است. در زیر به برخی از مهم‌ترین مزیت‌های اتوماسیون استخدام می‌پردازیم.
- زمانی که مدیران و یا پرسنل برای امور استخدام به صورت دستی و سنتی صرف می‌کنند، کاهش می‌یابد.
- کارآیی و عملکرد کارمندان مربوط به استخدام،پس از اتوماسیون فرآیندها افزایش می‌باید و تمرکز بر امور مهم و نیازمند هوش و خلاقیت انسانی بیشتر می‌شود.
- خطاهای انسانی کاهش و سرعت و دقت انجام کارها افزایش می‌یابد.
- در هزینه‌‌ی تبلیغات، جستجو، ارزیابی و سایر موارد مربوط به جذب نیرو به روش سنتی، صرفه‌جویی می‌شود.
- دیگر نیاز به فردی کاربلد برای مصاحبه‌کردن و ارتباط با متقاضیان نیست و بیشتر امور به‌صورت خودکار توسط رایانه و هوش مصنوعی انجام می‌شود.
- یک کاربرد ابزارهای اتوماسیون در استخدام که با کمک AI شکل می‌گیرد، شرح مناسب آگهی جذب نیرو است. این کار را بر اساس تجزیه‌وتحلیل استانداردهای صنعت، نیازهای شرکت و توضیح دقیق نقش و مهارت‌های موردنیاز انجام می‌دهد.
- با استفاده از فرآیند اتوماسیون استخدام، احتمال دخیل‌کردن نظرات شخصی و تصمیم‌گیری‌های مغرضانه و منفعت‌طلبانه کاهش می‌یابد.
- کیفیت و سرعت روند استخدام برای داوطلبان بهبود می‌باید و در کوتاه‌ترین زمان، فرآیند مصاحبه انجام و نتیجه‌ی آن اعلام می‌شود.
