چالش ها و فرصت های کار از راه دور: نکاتی که مدیران کسب و کار باید بدانند

در سال‌های اخیر، چشم‌انداز کار با توجه به استقبال و پذیرش گسترده‌ی مفهوم دورکاری یا همان کار از راه دور، دستخوش تغییرات زیادی شده است. پیشرفت فناوری و تغییر نگرش نسبت به تعادل بین کار و زندگی، عصر جدیدی به‌وجود آورد که در آن مرزهای جغرافیایی محدودیت شغلی ایجاد نمی‌کنند. درحالی که جهان این تحول عظیم را پذیرفته، ظهور کار از راه دور، چالش‌ها و فرصت‌های زیادی را ایجاد کرده که نحوه‌ی کار و زندگی را شکل می‌دهند.

در این مقاله به چالش‌ها و فرصت‌های دورکاری، تاثیر آن بر فرهنگ سازمانی و ابزارها و فناوری‌های موردنیاز برای بکارگیری این تکنولوژی پرداخته می‌شود.

چه چالش هایی هنگام کار از راه دور وجود دارد؟

استفاده از پتانسیل نیروی کار مجازی با چالش‌های منحصربه‌فردی برای مدیران و صاحبان کسب و کار همراه است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین چالش‌ها و مشکلات احتمالی کار از راه دور می‌پردازیم.

اتصال

یکی از چالش‌های اصلی که کارمندان از راه دور با آن مواجه هستند، اطمینان از اتصال امن و یکپارچه دیجیتال است. مسائلی مانند اتصال غیر قابل اعتماد به اینترنت، نگرانی‌های مربوط به امنیت سایبری و قطع اینترنت، باعث کاهش بهره‌وری و همکاری کارکنان می‌شود.

فناوری های مورد نیاز

دورکاری کارمندان نیاز به زیرساخت‌های فناوری و ابزارهای مخصوصی دارد که کسب و کارها باید از قبل آن را فراهم کنند. پیاده‌سازی برخی از این فناوری‌ها و ابزارها نیاز به صرف هزینه و زمان دارد که کار را برای مدیران و صاحبان بیزینس کمی دشوار می‌کند.

از بین رفتن برخی مرزهای بین کار و زندگی

درحالی که کار از راه دور، انعطاف‌پذیری در انجام وظایف را افزایش می‌دهد، خطوط بین زندگی کاری و شخصی را نیز محو می‌کند. ایجاد مرزها برای انجام به‌موقع و درست وظایف در کنار رسیدگی به زندگی شخصی و حفظ تعادل بین این دو کار، بسیار مهم است.

ارتباطات و همکاری

ارتباط موثر و منظم وقتی اعضای یک تیم پراکنده می‌شوند، یک مانع و مشکل کار از راه دور محسوب می‌شود. از آن‌جایی که ممکن است کارکنان یک شرکت از نقاط مختلف جغرافیایی با هم همکاری کنند، مدیریت زمانی و وجود فرهنگ‌های مختلف، چالش مهمی است. بنابراین نیاز به یک رهبری قوی جهت هماهنگی ارتباطات از راه دور کارمندان در زمان‌های مشخص، وجود دارد.

 

کاهش تعاملات اجتماعی

انزوا و تنهایی از معایب بالقوه دورکاری هستند. فقدان تعاملات حضوری ممکن است بر روحیه و سلامت روان کارکنان تاثیر بگذارد. همچنین گاهی کاهش روابط حضوری کارمندان با هم در محل کار، سبب ایجاد سوءتفاهم و مشکلات مشابه می‌شود. در نتیجه شرکت‌ها باید استراتژی‌های مناسبی برای رفع این نگرانی‌ها و یک محیط کار مجازی حمایتی، ایجاد کنند.

 

دورکاری چه مزایا و فرصت هایی را برای مشاغل و افراد ایجاد می کند؟

کار از راه دور، فرصت‌های زیادی را برای کسب و کارها و کارمندان ایجاد می‌کند و سبب نوآوری و رشد می‌شود. برخی از مهم‌ترین مزایای دورکاری شامل موارد زیر است.

امکان بهره گیری از استعدادهای جهانی

کار از راه دور یک فرصت برای شرکت‌ها ایجاد می‌کند تا از استعدادهای جهانی بهره ببرند. سازمان‌ها و مشاغل، دیگر هنگام استخدام توسط محدودیت‌های جغرافیایی احاطه نمی‌شوند بلکه آن‌ها به مجموعه‌ مهارت‌ها و دیدگاه‌های مختلف در سطح جهان دسترسی پیدا می‌کنند.

افزایش کارآیی

تحقیقات نشان می‌دهد که کارآیی کارمندان در فضای دورکار افزایش پیدا می‌کند. کاهش زمان رفت‌وآمد، فضای کاری شخصی‌سازی شده و برنامه‌های شغلی انعطاف‌پذیرتر متناسب با وظایف روزمره، بهره‌وری و تمرکز کارکنان را بالاتر می‌برد.

صرفه جویی در هزینه و انرژی

دورکاری منجر به صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها، هم برای کارمندان و هم کارفرمایان می‌شود. شرکت‌ها می‌توانند مخارج مربوط به فضای اداری، خدمات آب و برق و سایر هزینه‌های سربار را کاهش دهند. کارمندان نیز در انرژی، هزینه‌ی رفت‌و‌آمد، لباس کار و… صرفه‌جویی می‌کنند.

افزایش انعطاف پذیری و ادغام کار و زندگی

دورکاری به افراد این امکان را می‌دهد که وظایف شغلی خود را تا حد زیادی متناسب با ترجیحات و مشغله‌‌های روزمره خود، برنامه‌ریزی کنند. این انعطاف‌پذیری، یکپارچگی کار و زندگی را افزایش می‌دهد. همچنین به کارکنان اجازه می‌دهد تا تعهدات حرفه‌ای و شخصی خود را بهتر مدیریت کنند.

تاثیر کار از راه دور بر فرهنگ سازمانی شرکت ها چیست؟

کار از راه دور نیاز به یک تغییر فرهنگی در درون سازمان‌ها دارد. رهبر و لیدر در بیزینس باید بر نتایج تمرکز کند و تصور سنتی گذشته خود جهت نظارت بر اساس حضور فیزیکی کارمندان را تغییر دهد. تقویت کار تیمی، ایجاد فرهنگ سازمانی غنی و افزایش حس تعلق و رفاقت بین کارمندان با وجود فاصله‌ی فیزیکی از جمله وظایف رهبران بیزینس است.

دورکاری سبب تحول در فرهنگ سازمانی کسب و کارها می‌شود. برقراری روابط موثر از راه دور، حل مشکلات بدون دسترسی حضوری به کارفرما، تقویت روحیه همکاری و همدلی، صرفه‌جویی در زمان و انرژی و… از ویژگی‌های مثبت کار از راه دور است. اگر این فرهنگ درون سازمانی به‌درستی شکل بگیرد، کارکنان بدون توجه به موقعیت مکانی خود، وظایفشان را به بهترین نحو انجام می‌دهند.

 

چه ابزارها و فناوری هایی برای دورکاری کارمندان وجود دارد؟

ابزارهای ارتباطی و همکاری، اساس اکوسیستم کار از راه دور هستند. تیم‌ها برای انجام وظایف شخصی خود، تعامل با سایر اعضا، گزارش کار به کارفرما، اشتراک‌گذاری امن داده‌ها و… نیاز به ابزارهایی دارند. برخی از مهم‌ترین نرم‌افزارها و ابزارهای مناسب برای دورکاری موارد زیر هستند.

ابزارهای مدیریت پروژه

نرم‌افزارهایی مانند ترلو (Trello)، بیس‌کمپ (Basecamp)، جیرا (Jira) و اسپریدشیت (Spreadsheet) جزء بهترین ابزارهای مدیریت پروژه هستند. این پلتفرم‌ها مدیریت زمان، منابع، بودجه، میزان عمکرد و ارتباطات تیمی را فراهم می‌کنند.

 

 

ابزارهای مدیریت پروژه

نرم‌افزارهایی مانند ترلو (Trello)، بیس‌کمپ (Basecamp)، جیرا (Jira) و اسپریدشیت (Spreadsheet) جزء بهترین ابزارهای مدیریت پروژه هستند. این پلتفرم‌ها مدیریت زمان، منابع، بودجه، میزان عمکرد و ارتباطات تیمی را فراهم می‌کنند.

ابزارهای چت، مکالمه و تماس تصویری

ابزاهای زیادی برای چت و تماس صوتی یا تصویری وجود دارند که احتمالا با بسیاری از آن‌ها مانند واتس‌اپ، تلگرام و… روزانه سروکار دارید. اما نرم‌افزارهای دیگری نیز برای برقراری ارتباط به صورت متنی یا مکالمه وجود دارند که برای افراد دورکار بسیار مفید هستند. برای مثال پلتفرم‌هایی همچون اسلک (Slack)، زوم (Zoom)، گوگل‌میت (Google Meet) و چت‌ ورک (Chatwork) برای تعاملات بین تیمی و سازمان‌ها مناسب هستند.

ابزارهای اشتراک گذاری صفحه

این ابزارها امکان اشتراک‌گذاری صفحات وب و یا لینک مقالات را برای کاربران فراهم می‌کنند. نرم‌افزارهایی مانند Pocket ،Instapaper ،TeamViewer و… برای اشتراک صفحه نمایش، ذخیره‌ی لینک مقالات و دسترسی از راه دور بسیار کاربردی هستند.

ابزارهای مدیریت مالی

ابزارهایی همچون Mint و Personal Capital برای مدیریت بودجه، شناسایی نقاط ضعف و قوت مالی، جمع‌آوری اطلاعاتی مانند بدهی، پس‌انداز و… طراحی شدند. این پلتفرم‌ها امکانات فراوانی را برای کار از راه دور فراهم می‌کنند.

ابزارهای اداری آنلاین

ابزارهای اداری آنلاین مجموعه‌ای از پلتفرم‌ها هستند که نیاز به نصب ندارند و تنها از طریق اینترنت و به‌صورت آنلاین قابل دسترس هستند.

Salesforce یک نرم‌افزار CRM است که امکان ارتباط با مشتریان و پاسخ به سوالات آن‌‌‌ها را فراهم می‌کند.  BambooHR یک نرم‌افزار منابع انسانی برای مدیریت فعالیت‌های کارمندان و کار از راه دور است. مدیریت حضور و غیاب، امکان گزارش‌گیری از عمکرد کارکنان، ردیابی رزومه متقاضیان برای استخدام و ثبت ساعات کاری تنها بخشی از ویژگی‌های آن است. QuickBooks یک نرم‌افزار حسابداری معروف برای مدیریت سود و زیان، حقوق کارمندان و… است.

ابزارهای بسیار دیگری هم برای کار از راه دور کارمندان و کارفرمایان وجود دارد که می‌توان با توجه به حرفه‌ی موردنظر از آن‌ها بهره گرفت.

 

چه راه هایی برای افزایش انگیزه و ترویج همکاری کارکنان از راه دور وجود دارد؟

برخلاف کار فیزیکی، نیروی کار مجازی شامل افرادی است که از مکان‌های مختلف وظایف شغلی خود را انجام می‌دهند. در نتیجه شاید شناخت و همکاری کمتری بین کارمندان وجود داشته باشد. بنابراین باید کانال‌های ارتباطی موثر و متنوع، زیرساخت‌های دیجیتالی قوی برای پشتیبانی از کار و توسعه‌ی استراتژی‌هایی برای حفظ تعامل کارکنان را در اولویت قرار داد.

 

 

راهکارهای زیر برای افزایش انگیزه و ترویج همکاری نیروی کار از راه دور مناسب هستند.

• استفاده از ابزارهای تعاملی همچون ویدئو کنفرانس
• برگزاری جلسات معارفه و آشنایی کارمندان درصورت امکان
• نظرسنجی برای اطلاع از میزان انگیزه و مشارکت کارکنان
• سنجش میزان عمکلرد و کیفیت کار کارمندان و قدردانی از افراد برتر
• گفتگو و برقراری ارتباط از طریق تماس‌های ویدئویی همراه با کمی لحن گرم و صمیمی
• ایجاد روابط کاری سالم، اعتماد به کارکنان دورکار و عدم کنترل شدید آن‌ها
• ترویج تفکر توسعه محور و استقبال از نظرات و پیشنهادات مفید کارمندان

درنهایت ارزیابی دقیق از این که کدام استراتژی‌ها و ابزارهای ارتباطی، بیشترین تاثیر را در تقویت همکاری و تعامل بین کارمندان دارند، توصیه می‌شود.

 

تغییر و تحولی عظیم در آینده ی مشاغل با ظهور کار از راه دور

همه‌گیری کرونا یک نقطه‌ی عطف برای تغییر روند کاری و ترویج دورکاری بود. در بحبوحه‌ی یک بحران جهانی و مراقبت‌های بهداشتی سخت و دشوار، صاحبان بیزینس مجبور بودند بدون زیرساخت‌های کافی، امکان دورکاری را فراهم کنند. متاسفانه همه‌ی مشاغل از این بیماری منحوس سربلند بیرون نیامدند و حتی برخی از آن‌ها ورشکست شدند. اما بسیاری از کسب و کارها نیز استراتژی‌های کار از راه دور را به‌کارگرفتند و با استفاده از فناوری، موفقیت را به‌جای شکست انتخاب کردند. درنتیجه مشاغلی که دورکاری را به چشم یک فرصت دیدند و از آن در بیزینس خود استفاده کردند، مزیت رقابتی به‌خصوصی در جذب استعدادها پیداکردند. درنهایت هم بهترین نتایج، درآمد بالا و پیشرفت را به‌دست آوردند.