قطعا یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های صاحبان کسب و کار و مدیران شرکت‌ها، افزایش بهره وری کارکنان است. بخش بزرگی از پیشرفت و موفقیت یک شرکت بستگی به عملکرد، روحیه و انگیزه‌ی کارمندان دارد. کارآیی مفید پرسنل در قسمت‌های مختلف نظیر پشتیبانی، فروش، بازاریابی و… تاثیر مستقیمی بر درآمد و سودآوری بیشتر دارد. بنابراین هیچگاه نباید از به‌کارگیری استراتژی‌های کارآمد جهت افزایش بهره وری کارکنان در محل کار، غافل شد.
در ادامه‌ی این مقاله به اهمیت ایجاد انگیزه برای افزایش بهره وری کارکنان و استراتژی‌های مناسب برای رسیدن به این هدف می‌پردازیم.
منظور از بهره وری کارکنان چیست؟
بهره‌وری کارکنان معیاری برای اندازه‌گیری میزان کار کارمندان است. مدیران، با نگاه به خروجی تیم و زمان صرف‌شده برای انجام هر کار، عملکرد هر یک از اعضا را می‌سنجند. درواقع مدیر یا سرپرست تیم با تحلیل عملکرد هر یک از کارمندان می‌تواند بفهمد که آیا شخص موردنظر در مسیر درست حرکت می‌کند یا خیر. درنهایت با توجه به کاهش یا افزایش بهره وری کارکنان باید اقدامات لازم را جهت ایجاد انگیزه‌ی بیشتر برای بهبود کیفیت کار آن‌ها درنظر گرفت.
اندازه گیری بهره وری کارمندان چه اهمیتی دارد؟
کارآیی کارمندان تاثیر مستقیمی بر رشد و موفقیت یک سازمان دارد. هنگامی که یک مدیر یا صاحب شرکت با به‌کارگیری راهکارهای مناسب سبب افزایش بهره وری کارکنان شود، رضایت مشتریان را نیز در پی خواهد داشت. چرا که افزایش کارآیی پرسنل ناشی از رضایت آن‌ها از محل کار و رئیس است، پس رفتار آن‌ها نیز با مشتری و ارباب‌رجوع بهتر خواهدشد. اما اگر بازده کاری پرسنل پایین است، مشکل و ایرادی در روند کار یا اعضا وجود دارد. این مسئله می‌تواند به دلایل مختلفی همچون کم‌کاری کارکنان، عدم انگیزه و اشتیاق، کمبود نیرو، فشار کاری و… ایجاد شود.
بنابراین با آنالیز افزایش بهره وری کارکنان یا کاهش آن می‌توان تعیین کرد که آیا نیاز به استخدام افراد بیشتری است یا خیر؟ آیا نیاز به مشوق و پاداش برای افزایش انگیزه‌ی پرسنل وجود دارد؟ آیا روند کاری شرکت در جهت درستی پیش می‌رود؟ و پاسخ به سوالات بسیار دیگری که نقش مهمی در سرنوشت یک سازمان دارند.
همچنین کارمندان نیز می‌توانند با آگاهی از عملکرد و حداکثر توانشان، برای خود ضرب‌الاجل تعیین کرده و وظایف را در مدت زمان مشخصی انجام دهند. به مرور زمان این کار سبب جلب رضایت و اعتماد کارفرما و درنتیجه پیشرفت و ترفیع شغلی می‌شود.
چه عواملی در راندمان شغلی کارکنان تاثیر می گذارد؟
برای افزایش بهره وری کارکنان در محل کار باید عوامل تاثیرگذار بر راندمان و بازدهی شغلی را بشناسید. در ادامه چندین یک از این عوامل را بیان می‌کنیم.
روحیه کارمندان
هنگامی که کارمندان از محل کار و رئیس خود احساس رضایت و خشنودی دارند، روحیه‌ی آن‌ها برای انجام کار افزایش می‌یابد. همچنین ارائه‌ی پاداش، ترفیع و سایر مشوق‌های دیگر، سبب وفاداری و افزایش بهره وری کارکنان می‌شود.
الگوهای مناسب
زمانی که کارمندان وظایف خود را در موعد مقرر و به بهترین شکل انجام می‌دهند، مستحق ترفیع و ارتقای مقام هستند. این کار سبب پرورش مدیرانی کاردان، مدبر و با کارآیی بالا می‌شود. درنهایت این افراد، الگوهای مناسبی برای نیروهای جدید و تازه‌کار می‌شوند و باعث ایجاد یک فرهنگ سازمانی غنی و چرخه‌ی مستمر در شرکت خواهندشد.
فراهم کردن منابع لازم
دسترسی راحت به منابع لازم برای انجام وظایف کاری یکی از مهم‌ترین عوامل برای افزایش بهره وری کارکنان است. هنگامی که مدیران، تمام منابع موردنیاز کارمندان را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند، قدم مهمی برای بهبود و تسریع کارها و افزایش رضایت پرسنل برمی‌دارند.
همکاری تیمی
ایجاد یک نگرش مثبت و ایجاد روحیه‌ی همکاری در بین اعضای تیم برای کمک به پیشرفت یکدیگر، از دیگر عوامل موثر جهت افزایش کارآیی کارمندان است. زمانی که اعضای یک تیم هنگام بروز یک مشکل به همدیگر کمک کنند، سبب افزایش سرعت انجام کارها، رضایت کارفرما، پیشرفت شغلی و… می‌شوند.
چه استراتژی هایی برای افزایش بهره وری کارکنان در محل کار وجود دارد؟
مدیران و صاحبان کسب و کار باید از نحوه‌ی افزایش بهره وری کارکنان و کسب حداکثر سود از منابع و امکانات موجود آگاه باشند. بنابراین لیستی از مهم‌ترین استراتژی های افزایش کارآیی کارمندان در محل کار در ادامه گفته می‌شود. شما به عنوان یک کارمند می‌توانید از راهکارهای زیر بهره بگیرید.
ایجاد تقویم زمانی
یک تقویم زمانی بر اساس وظایفی که در یک دوره‌ی معین دارید با اولیت‌بندی کارهای مهم‌تر، تنظیم کنید. قطعا این موثرترین ابزار برای به حداکثر رساندن بهره‌مندی از زمان محدود است. تقویم زمانی، شما را به چالش می‌کشد تا یک برنامه‌ریزی دقیق و حساس با اولویت‌بندی کارهای مهم‌تر انجام دهید.
وظایف حساس و مهم خود را در زمان‌هایی از روز که بیشترین انرژی و تمرکز را دارید، قرار دهید. این کار سبب بهبود خروجی و افزایش بازدهی شما می‌شود.
شناخت ریتم های اولترادین
ریتم اولترادین، یک بازه‌ی زمانی بین ۱ تا ۲۴ ساعت است که نقش کلیدی در تعیین سطح انرژی دارد. درواقع شما در برخی از ساعات شبانه‌روز انرژی بیشتری دارید و بالعکس در بعضی از ساعت‌ها، انرژی و تمرکزتان در پایین‌ترین حالت ممکن قرار می‌گیرد. شما باید زمان طلایی خود را پیدا کرده و امور حساس و کلیدی را در این بازه انجام دهید. همینطور سعی کنید که تایم استراحتتان را با زمان‌های کاهش انرژی و هوشیاری خود منطبق کنید. این مورد یکی از مهم‌ترین استراتژی های افزایش کارآیی کارمندان است که بسیاری از محققان آن را پیشنهاد می‌کنند.
تفکر طولانی مدت
شما بسیاری از کارها و پروژه‌ها را نمی‌توانید در حال حاضر انجام دهید بلکه نیاز به بازه‌های زمانی زیاد و ماهانه دارید. پس باید به‌طور طولانی مدت فکر کنید. این رویکرد به شما امکان می‌دهد که با یک دید باز، آینده را درنظر بگیرید.
برای این کار به اهدافی فکر کنید که باید در ماه‌ها و یا سال بعد به آن دست یابید؛ آن‌چه را که مهم‌تر است در اولویت قرار دهید و امور غیر ضروری را در مراحل بعدی دسته‌بندی کنید. کارهای مشابه را تعیین کرده و برای جلوگیری از خستگی و تکرار، آن‌ها را در بازه‌های مختلف انجام دهید. این برنامه‌ریزی بلندمدت سبب کاهش فشار کاری، ایجاد تنوع و مدیریت زمان می‌شود. نکته‌ی کلیدی در این‌جا، اجتناب از تفکر کوتاه مدت و لحظه‌ای و برنامه‌ریزی برای آینده است.
پذیرش حقیقت زمان
مهم نیست که چقدر تلاش می‌کنید، باید حقیقت زمان را بپذیرید. فقط ۲۴ ساعت در یک روز وجود دارد و این یک حقیقت انکارناپذیر است. بنابراین زمان خود را باارزش بدانید و شرایط اضطراری و غیر منتظره را به آرامی مدیریت کنید. عدم مدیریت زمان و داشتن استرس برای انجام کارها، سبب پریدن از یک شاخه به شاخه‌ای دیگر می‌شود. پس برای سلامتی، آرامش و انجام به‌موقع وظایف، زمان خود را به درستی مدیریت کنید.
همچنین می‌توانید برای کاهش استرس خود و کارمندانتان از راهکارهای مقاله‌ی مدیریت استرس در کسب و کار کمک بگیرید.
ایجاد وقفه های زمانی کوتاه در میان برنامه کاری
یکی دیگر از استراتژی های افزایش کارآیی کارمندان در محیط کار، ایجاد وقفه‌های زمانی کوتاه میان کار است. ایجاد بافرهای کوتاه ۱۵ دقیقه‌ای، از برنامه‌ریزی بیش از حد جلوگیری می‌کند. این وقفه‌های کوتاه به عنوان زمان محافظت شده عمل می‌کنند. به این معنا که فرصتی برای استراحت و یا جبران وظایف قبلی که در مدت زمان معین انجام نشدند را فراهم می‌کند.
ایجاد انگیزه
یافتن راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در خود، یک راهکار مهم برای بهبود عملکرد در محیط کار است. خواب کافی، ورزش، تکرار جملات انگیزشی، استفاده از مواد انرژی‌زا، تعیین پاداش برای خود بعد از انجام یک کار دشوار و… سبب انگیزه بیشتر می‌شود.
اولویت بندی اهداف و وظایف
اهداف SMART خود را تعیین کنید. این اهداف قابل اندازه‌گیری، خاص، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان هستند. داشتن این اهداف سبب جهت‌دهی به کارها و گام‌برداشتن در یک مسیر مشخص می‌شوند. همچنین باید هدف‌های خود را بر اساس ارزش و زمان، اولویت‌بندی کنید و طبق آن پیش بروید.
موارد زیر نیز استراتژی های افزایش کارآیی کارمندان توسط کارفرما و رئیس شرکت است که تاثیر بسیار خوبی بر کارآیی پرسنل دارد.
ارزیابی وضعیت شرکت و نقاط ضعف
قبل از این که با تیم خود درمورد سطح بهره‌وری آن‌ها صحبت کنید، وضعیت شرکت و نقاط ضعف را ارزیابی کنید. به عنوان مدیر یا سرپرست تیم، چیزهایی را که سبب عقب ماندن شما از رقبا می‌شود را تا حد امکان شناسایی، ارزیابی و حل کنید. به عنوان مثال اگر نیاز به استخدام افراد بیشتر برای کاهش فشار کاری از روی دوش کارمندان دارید، آن را انجام دهید.
بررسی عملکرد کارکنان و ایجاد جلسات مکرر
پس از شناسایی مشکلات مربوط به شرکت و برطرف کردن آن‌ها، عمکلرد هر یک از کارمندان را ارزیابی کنید. سپس جلساتی را با اعضای تیم خود بگذارید و درمورد مسائل و مشکلات با آن‌ها صحبت کنید. این یک راه عالی برای برقراری ارتباط با کارمندان و شناخت بیشتر آن‌ها است.
در طول این جلسات از تلاش‌ها و پیشرفت‌های پرسنل نمونه، تمجید کنید تا علاوه بر افزایش اشتیاق در آن‌ها، به یک الگو برای دیگران تبدیل شوند. همچنین از موانع موجود در مسیر و راهکارهای مقابله با آن‌ها صحبت کنید. این کار یک دید کلی از چالش‌ها و مشکلات احتمالی آینده به کارکنان خواهد داد و سبب افزایش آمادگی آن‌ها می‌شود.
ایجاد انگیزه و ارائه ی پاداش
یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش بهره وری کارکنان، ارائه‌ی پاداش و مشوق ها است. ترفیع شغلی، افزایش حقوق، پاداش پایان سال و… از جمله مهم‌ترین مشوق‌ها برای ایجاد انگیزه و افزایش بهره وری در کارکنان است. اگر اعضای تیم شما از کار خود راضی بوده و از انجام آن لذت ببرند، احتمال رشد و کسب درآمد بیشتر، بالا می‌رود.
فراهم کردن ابزارهای مفید برای انجام وظایف کارمندان
از تیم خود بپرسید که به چه ابزاری نیاز دارند تا کار خود را بهتر انجام دهند. فراهم کردن ابزارهای مفید برای انجام وظایف کارمندان به تسریع امور، رضایت پرسنل، بهبود کیفیت کار و… کمک می‌کند.
این ابزارها می‌توانند یک نرم‌افزار خاص برای انجام یک پروژه و یا حتی یک برنامه ارتباطی برای افزایش همکاری با سایر اعضای تیم باشند. درنهایت شما باید با ارزیابی قیمت در مقابل مزایایی که ابزار جدید برای کسب و کارتان دارد، تصمیم نهایی را جهت خرید محصول بگیرید.
چه راهکارهای دیگری برای افزایش بهره وری در محل کار وجود دارد؟
روش‌های زیر به افزایش کارآیی شما در شرکت به عنوان یک کارمند کمک می‌کند.
- نگاه کردن به جنبه‌های مثبت شغل خود و شکرگزاری به‌خاطر آن‌ها
- آموزش مهارت‌های جدید و بیشتر در زمینه‌ی کاری برای بهبود عملکرد، تسریع و تسهیل در انجام وظایف
- کمک گرفتن از همکاران و هم‌تیمی‌ها در مواجهه با مشکلات یا کمبود زمان برای انجام یک کار
